1 名词术语

 

　　1.1 数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。

　　1.2 数码照片档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。

　　1.3数码照片文件目录：以张为单位依照一定的格式输入计算机，实现对数码照片档案存储、管理的文件级目录信息。为建立统一的照片档案数据库，数码照片文件目录采用照片档案文件级目录的格式。

　　1.4数码照片光盘目录：以盒为单位依照一定的格式输入计算机，实现对数码照片光盘管理的案卷级目录信息。为建立统一的特种载体档案数据库，数码照片光盘目录采用特种载体档案案卷级目录的格式。

　　2 收集

　　2.1收集范围：凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。具体参照国家标准GB/T11821—2002《照片档案管理规范》收集。

　　2.2 收集要求

　　2.2.1由拍摄者或拍摄部门收集并编写文字说明后，及时向本单位档案室归档，或随其他载体档案一起归档。

　　2.2.2 文字说明以EXCEL电子表格形式，以张为单位，著录数码照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置四个项目。

　　2.2.2.1数码照片题名：简明扼要地反映每一张照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素。例：市档案局x x x局长在全市档案工作会议上做工作报告。

　　2.2.2.2 拍摄者：照片的拍摄单位或拍摄人。例：李四。

　　2.2.2.3 拍摄时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识。如20040104。

　　2.2.2.4 文件位置：反映该数码照片存储的文件夹及照片的名称。

　　2.2.3 数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。

　　2.2.4 拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。

　　2.2.5 永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理参照国家标准GB／T11821-2002《照片档案管理规范》执行，纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号，格式为：全宗号一目录号一盘号一数码照片号。

　　3整理

　　3.1 鉴定

　　对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案。

　　3.2 分类

　　将数码照片按其形成年度和内容进行分类。不同年度、内容的数码照片应分别整理。分类方法可参照纸质照片分类方法。

　　3.3 排列、编号

　　每一个年度建立一个总文件夹。总文件夹下建立类文件夹，存放分类后的数码照片文件。数码照片文件按时间(或重要程度)先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。文件夹内的每一张数码照片按其排列顺序编号，形成数码照片号(又称数码照片文件名)。数码照片号为年度+流水号，年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。例：排列为2004年归档的第16张数码照片，将其拷贝到指定文件夹下，重命名为20040016.jpg(数码照相机照片)或20040016.tif(扫描照片)，并加简要文字说明。一个年度内，要按保管期限以一个大流水号进行编号排列，不允许重复编号。

　　3.4 编制照片档案说明和文件级目录

　　3.4.1每个类文件夹都注明保管期限，文件夹中要用文本文档(TXT)做一个“本组说明”，简要介绍本文件夹中照片反映的内容，同时另用EXCEL电子表格形式逐张登记照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置等项。

　　3.4.2 数码照片档案文件级目录以张为单位编制，以便建立统一的照片档案数据库，实现统一管理与检索。目录应按保管期限分别编制。

　　3.4.3数码照片档案文件级目录项目包括全宗号、目录号、案卷号、数码照片号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、参见号、保管期限、存放位置、盘号、备注。

　　3.4.3.1 全宗号：档案馆给定每一进馆单位的全宗代码。例：J0001。

　　3.4.3.2目录号：全宗内数码照片档案所属案卷目录的顺序号。

　　3.4.3.3 案卷号：案卷排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识。

　　3.4.3.4 数码照片号：案卷内照片的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识。（见3.3）

　　3.4.3.5参见号：与本张照片有联系的其它档案的档号,格式为:全宗号__目录号__案卷号__张页号。

　　3.4.3.6 保管期限：一般分为永久、长期、短期。

　　3.4.3.7 数据目录号：全宗内包括数码照片光盘、录音带、录像带等在内的特种载体档案所属案卷目录的顺序号。

　　3.4.3.8 盘号：数码照片光盘与其他特种载体档案（含录音、录像带等）以盘（或盒）为单位统一编制的流水号。用4位阿拉伯数字标识。

　　3.4.3.9存放位置：数码照片在电脑系统中的文件存贮路径。

　　4 光盘刻制与编目

　　4.1一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中，如果是多盘载体，应按保管期限分别拷贝。不同归档年度的数码照片不应存储在一盘载体中。

　　4.2推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式，光盘刻制完成后装入光盘盒，并填写封面内容。

　　4.3数码照片光盘刻制内容包括数码照片文件夹、数码照片文件目录、光盘说明文件。

　　4.3.1光盘说明文件

　　文件名称为SM．TXT的文本字符文件，说明本光盘各类信息。内容包括套别、全宗名称、全宗号、目录号、盘号、题名、起始时间、终止时间、保管期限、张数、光盘类型，文件类型、制作时间、制作软件、制作设备、制作人、审核人。

　　4.3.1.1 套别：填写A、B、C。其中A表示封存，B表示利用，C表示异地保存。

　　4.3.1.2 全宗名称：立档单位的全称或通用简称。

　　4.3.1.3 题名：反映数码照片光盘的内容，基本结构为全宗名称+年度名称(内容)数码照片档案。

　　4.3.1.4 起始时间：光盘内数码照片的起始年月，用6位阿拉伯数字表示。

　　4.3.1.5 终止时间：光盘内数码照片的终止年月，用6位阿拉伯数字表示。

　　4.3.1.6 张数：光盘内数码照片的张数，用3位阿拉伯数字表示。

　　4.3.1.7 光盘类型：分CD-R、CD-RW，DVD等。

　　4.3.1.8 文件类型：光盘内容的文件类型，分JPG、TIF、VCD、DVD等，数码照片光盘则填写JPG或TIF。

　　4.3.1.9 制作时间：制作数码照片光盘的时间，用8位阿拉伯数字表示。

　　4.3.1.10 制作软件：制作数码照片光盘使用的软件名称。

　　4.3.1.11 制作设备：制作数码照片光盘使用的硬件名称。

　　4.3.1.12 制作人：制作数码照片光盘人员的姓名。

　　4.3.1.13 审核人：负责检查数码照片光盘质量人员的姓名。

　　4.3.2 数码照片文件夹，即存放数码照片的文件夹DATA。

　　4.3.3 数码照片文件目录，即文件名称为ML．XLS的电子表格文件，目录内容对应DATA中存放的数码照片，由照片档案文件目录数据库中提取形成。

　　4.4光盘装盒

　　光盘刻制后应装入光盘专用包装盒，包装盒封面内容与光盘说明文件内容相同，应逐一填写．

　　4.5 特种载体档案案卷级目录

　　除纸质照片档案外，包括数码照片光盘，录音录像带，硬盘等在内的特种载体档案统一使用特种载体档案案卷级目录。特种载体档案案卷级目录项目包括全宗号、目录号、盘号、载体类型、载体名称、题名、起始年月、终止年月，张(件)数、保管期限、备注。

　　5 保管

　　5.1 数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。套别用符号表示分别为：A、B、C。

　　5.2 光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

　　5.3 光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。

　　5.4 光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。

　　5.5 光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。

　　5.6 光盘的存放环境要远高强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃—20℃，相对湿度应控制在35K—45％。

　　5.7 光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。